Mitarbeiterbesprechungen leiten

Wie kann man es schaffen effektive Mitarbeiterbesprechungen zu haben? Ein Artikel mit wertvollen Tipps rund um das, doch oft sehr leidige Thema.
Mitarbeiterbesprechungen leiten
Denn wer unter euch, der einen Turm bauen will, setzt sich nicht zuvor nieder und berechnet die Ko- sten, ob er das Nötige zur Ausführung habe? Lukas14,28

Wer kennt das nicht aus eigener Erfahrung? Besprechungen, die sich in die Länge ziehen, man dreht sich im Kreis, alle reden mit und zwar meistens über Dinge, die eigentlich nichts mit dem Thema zu tun haben. Man kommt nicht auf den Punkt und beim nächsten Mal fängt man wieder von vorne an. Wahrscheinlich verlaufen die Mehrzahl der Mitarbeiterbesprechungen, Ältestenkreise oder Brüderstunden eher unproduktiv. Woran liegt das und wie kann man das ändern? Dieser Artikel will auf diese beiden Fragen eine Antwort geben.

Die Antwort ist recht einfach: Die Leitung einer Mitarbeiterbesprechung beginnt nicht erst mit dem Anfang der Besprechung, sondern mit der Vorbereitung. Die ungenügende Vorbereitung ist ein Hauptgrund für unproduktive Mitarbeiterbesprechungen und die kann man durch etwas Vorbereitungsaufwand deutlich verbessern.

Beruflich bin ich andauernd in Besprechungen (neudeutsch „Meetings“), von denen ich viele selbst leite. Der Erfolg eines Meetings hängt direkt damit zusammen, wie gut die Vorbereitung ist. Wenn vorher nicht klar definiert ist, worum es in dem Meeting geht und welches Ziel erwartet wird, dann ist das Ergebnis des Meetings eher Zufall. Wenn man sich nichts zum Ziel gesetzt hat, dann erreicht man meistens genau das, was man sich vorgenommen hat – nämlich nichts!

Sind wir mal ehrlich. In den meisten Fällen gibt es gar keine Vorbereitung. Man setzt sich zusammen und bestenfalls sammelt man zu Beginn der Besprechung die Themen, die besprochen werden sollen. Dann bringt jeder Teilnehmer das vor, was ihm bei scharfem Nachdenken gerade eingefallen ist oder was man immer schon mal diskutieren wollte oder was das Lieblingsthema ist. Ich habe nicht wenige Brüderstunden erlebt, in denen einfach irgendjemand angefangen hat und man dann wahllos ohne Struktur ein Thema nach dem anderen angerissen hat, bis irgendwann die Zeit um war.

Dieses Vorgehen hat drei Schwächen:

  • Niemand ist richtig vorbereitet. Wenn ein Thema angesprochen wird, fangen alle erstmal an, überhaupt darüber nachzudenken. Nicht selten wird man feststellen, dass wichtige Informationen oder Unterlagen fehlen, so dass man das Thema eventuell gar nicht richtig behandeln kann. Dann trifft man entweder keine gute Entscheidung oder man hat viel unnütze Zeit verbraucht um festzustellen, dass man das Thema gar nicht richtig abhandeln kann.
  • Es ist nicht klar, warum das Thema besprochen werden soll und ob es überhaupt in diese Besprechung gehört. Oft ist es so, dass man bestimmte Themen direkt oder in kleiner Runde klären könnte. Stattdessen diskutiert dann ein ganzer Kreis mit, der eventuell gar nichts mit dem Thema zu tun hat.
  • Man hat keinen Überblick über den Zeitbedarf und über die Wichtigkeit oder Dringlichkeit einzelner Themen. Nicht selten läuft bei einer solchen Mitarbeiterbesprechung die Zeit davon und man schafft es nicht, alle Themen zu besprechen. Für wichtige Themen bleibt keine Zeit mehr, oder einige Teilnehmer sind schon gegangen, weil es zu lange gedauert hat.

Und so werden die Schwächen vermieden:

Mit etwas Vorbereitung kann man diese Schwach- stellen vermeiden. Als Hilfe nun eine kleine Check- liste für die nächste Mitarbeiterbesprechung, die du zu leiten hast:

  • Erstelle eine Agenda: Welche Themen sollen besprochen werden, welche nicht? (Evtl. vorher die Teilnehmer anfragen/mailen, welche Themen sie besprechen wollen.)
  • Fasse die Themen, die zusammen gehören, zu Blöcken zusammen (z.B. Organisatorisches, Termine, Geschwister/Menschen…) und überlege dir, wie viel Zeit jeweils zu Verfügung stehen soll. Achte darauf, dass genügend Zeit für die wichtigen Themen bleibt und die nicht ganz am Ende kommen, wenn die Zeit knapp wird und die Teilnehmer vielleicht schon müde sind.
  • Überlege dir zu jedem Thema, was das Ziel ist. Warum soll es in der Mitarbeiterbesprechung behandelt werden? (z.B.: reine Information, damit alle Bescheid wissen; Entscheidung, etwa über das neue Programm; Klärung/Versöhnung, wenn es vielleicht Meinungsverschiedenheiten gegeben hat usw.) Das ist der Schlüssel für eine gute Besprechung! Weise ruhig auch in der Besprechung bei jedem Thema auf das Ziel hin, damit alle wissen, worum es geht: „Das nächste Thema ist xy. Es geht darum, dass alle über … Bescheid wissen.“ oder „Wir müssen entscheiden, wer die Aufgabe… übernimmt.“
  • Überlege, wer einzelne Themen vorbereiten könnte. Sprich diejenigen vorher an und erkläre, was sie vorbereiten sollen und was das Ziel ist. Bei manchen Themen ist es einfach wichtig, dass jemand schon mal etwas Konkretes vorbereitet. Etwa verschiedene Alternativen oder Vorschläge, Hintergrundinformationen o.ä., damit ein Thema in der Besprechung nicht bei Null startet.
  • Verteile die Agenda mit den Themen, den Vorbereitenden und evtl. auch den jeweiligen Zielen möglichst rechtzeitig vor der Mitarbeiterbesprechung an alle Teilnehmer.

Probiere es selbst mal aus für deine nächste Mitarbeiterbesprechung. Investiere einmal diese Zeit in die Vorbereitung und ich bin überzeugt, dass dich das Ergebnis positiv überraschen wird. Eine solche Vorbereitung ist übrigens überhaupt nicht ungeistlich, sondern nichts anderes als das Überschlagen der Kosten beim Turmbau in Lukas 14, von dem der Herr Jesus spricht. Und natürlich ersetzt die beste Vorbereitung auch nicht das Gebet! Das sollte immer alle Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeiterbesprechungen begleiten.